Все, що потрібно знати про тайм-менеджменті: секрети управління часом

Життя швидкоплинне. Щодня постає питання: як все встигати? Сучасний ритм життя диктує свої суворі правила. Хтось навчився володіти персональним графіком і без праці вирішує величезну кількість поставлених завдань. Більшість все ж потопають в невиконаних справах, вічно щось відкладаючи «на потім». Таке життя не може доставляти задоволення, породжуючи лише стреси і хвилювання. Щоб уникнути неприємних наслідків власної неорганізованості, варто докладніше вивчити, як керувати часом, або що таке тайм-менеджмент як мистецтво організації власного життя.

Чому нам не вистачає часу

Скарги про гострій нестачі ще кількох годин на добу часто виходять з вуст людей різного віку. Багато хто задається питанням: для чого потрібен тайм-менеджмент? Ця проблема актуальна і для школярів, студентів, і для мам в декреті, домогосподарок, і для тих, хто просто багато працює. Дивно, що деяким вистачає 24 годин, щоб виконати купу справ, а хтось, намагаючись з усіх сил зробити день продуктивним, постійно терпить фіаско. Причина криється в нераціональному використанні часу. Ознак, що годинник йдуть даремно, досить багато. Деякі вельми очевидні, але є й ті, що, на перший погляд, приховані. Основні з них:

1. Пізній підйом. Ті, хто встає на кілька годин раніше, ніж йому необхідно для зборів і виходу з дому, мають перевагу перед «совами».
2. З ранку організм, виспався і набагато бадьоріше, ніж в будь-який інший час доби. Це підвищує продуктивність, що дозволяє в цей період виконати значно більше справ.
3. Відсутність планування. Без чіткого списку завдань на наступний день з тимчасовими рамками не вдасться раціонально розподіляти свої сили.
4. Багатозадачність. Це сприяє втраті концентрації, що знижує продуктивність. В результаті всі заходи відбуваються набагато повільніше. Щоб прискорити процес виконання завдань, необхідна сувора послідовність.
5. Складнощі в розстановці пріоритетів. Оцінка справ за ступенем важливості допомагає отримати задоволення від минулого дня. Є така приказка: «Першочергове - зараз, другорядне - ніколи». Пріоритети повинні бути розставлені, посилаючись на цей принцип.
6. Відсутність належного відпочинку. Перевтома тягне за собою втому і неуважність. Після гарного розслаблення продуктивність стрімко зростає. Не варто знущатися над своїм організмом і насильно обтяжувати його. Краще грамотно спланувати свій відпочинок, щоб запобігти зниженню працездатності.
7. Метушливість і поспіх. Все, що робиться на швидку руку, часто доводиться виправляти. Це також «вбиває» час. Набагато швидше попрацювати якісно відразу. Метушлива людина випускає з уваги деталі, забуває важливі речі, робить помилки. Щоб не стати жертвою власної поведінки, необхідно зосередитися.
8. Пригнічений настрій. Відсутність достатнього відпочинку і отримання позитивних емоцій призводить до занепаду сил і апатії. В такому стані людина не може продуктивно працювати. Частина його сил і думок спрямована на негатив. У цьому питанні допоможуть яскраві враження і позитивне мислення.

У кожного на «неуспішність» може бути своя причина або навіть кілька. Головне - знайти корінь проблеми і виправити її. Отже, що це таке, як управляти своїм часом і з чого почати поліпшення?

Що це за модне слово тайм-менеджмент

Цей термін передбачає науковий підхід до планування. «Працюй менше - встигай більше», - такий основний принцип грамотної організації. У перекладі з англійської time management - це «управління часом». Якщо розібрати детальніше, - це облік і самоорганізація, а також управління власними тимчасовими ресурсами.

Важливо! Люди, які дотримуються принципів тайм-менеджменту, роблять своє життя більш продуктивної без стресу. За рахунок раціонального планування з'являється більше особистого простору, що дозволяє займатися не тільки важливими справами, а й тим, що до душі. Це відмінний спосіб боротьби зі стресом.

В умовах сучасного ритму життя кожному необхідно ознайомитися з цими правилами і застосувати хоча б кілька з них.

Тайм-менеджмент можна поділити на такі основні частини:

• облік часу і його оптимізація;
• планування різних відрізків життя (від години до десятиліть);
• мотивація.

Існує велика кількість способів, як навчитися тайм-менеджменту, і кожен з них потребує особливої ​​уваги.

Трохи історії

Проблема нестачі часу актуальна не одне століття. Римський мислитель Сенека близько 2000 років тому висловив свою пропозицію щодо поділу всіх справ на першочергові і другорядні турботи. Він застосовував такий підхід щодо планування власного життя: записував вчинені дії, оцінював їх важливість і кількість витраченого часу. Сенека вважав важливим аналізувати виконану роботу.

У XV столітті італійський письменник Альберті висловив свою думку щодо переваги людей, які вміють планувати своє життя. Він вважав, що вони неодмінно завжди будуть на піку успіху. Принцип грамотного планування Альберті був досить простим: записувати всі прийдешні справи, розставляючи їх по порядку, - від найбільш важливих до дрібних.

Основні міфи про тайм-менеджменті

Навколо кожного феномена досить часто виникають невиправдані чутки. Наука організації тимчасового простору не стала винятком.

Варто розглянути основні помилки щодо тайм-менеджменту, які можуть поставити під сумнів ефективність методики.

Міф 1. Людині під силу управління часом

Якщо читати визначення дослівно, може виникнути ряд збурень. Дійсно, нікому не під силу зупинити, уповільнити або прискорити хід подій. Однак людина в стані поміняти правила «гри».

Увага! Націлюйтеся на продуктивність дня (тижня, місяця). Використання часу найбільш ефективно дозволить швидше закінчити з важливими, можливо, не дуже приємними справами і залишити місце для розваг і хобі.

Міф 2. Тайм-менеджмент збільшує обсяг обов'язків

Побутує помилкова думка, що якщо закінчити роботу швидше, то, отже, доведеться робити більше. Це не так. Грамотне планування допомагає прискорити процес виконання завдань, що звільняє час для приємних справ.

Збільшення навантаження на шкоду людині - проти правил тайм-менеджменту. Адже перевтома якраз знижує працездатність, породжує неуважність, призводить до втрати концентрації.

Міф 3. Управління часом робить людину «рабом» складеного розкладу без свободи вибору

Тайм-менеджмент створений не тільки для заходів, пов'язаних з бізнесом. Організувати свої повсякденні справи корисно і підлітку, і домогосподарці. Хаотичне розподіл сил сприяє появі втому навіть після непродуктивного дня. Невиконані завдання з одного періоду переходять на наступний, створюючи величезний ком.

Грамотна організація тимчасового простору націлена на розподіл головного і другорядного, що дозволяє в найкоротші терміни виконати необхідні завдання і залишити запас на відпочинок. Наявність вільного часу у тих, хто знайомий з основними принципами планування, вказує на те, що це твердження є в корені неправильним.

Ефективні методи управління часом

Від визначень і історичних даних варто перейти до практики. На одній тільки теорії система управління часом базуватися не може. Слід ознайомитися з основними методами тайм-менеджменту, визнаними найбільш ефективними, і впроваджувати їх в своє життя.

Важливо! Чим більше принципів управління своїми справами буде використано, тим комфортніше стане життя.

Поділ великого об'єкта на більш дрібні завдання

Велика мета відлякує від її виконання на підсвідомому рівні. Вона здається недосяжною. Так і є, якщо не скористатися одним радою.

Працюючи з великим проектом, для більш швидкого завершення справи найкраще поділити його на частини. Дрібні мети швидко досягаються, що йде на користь масштабного справі. Важливий правильний порядок їх виконання. Послідовність дій - ключ до успіху.

Спочатку виконуються дрібні і неприємні завдання

Те, що не хочеться робити зараз, швидше за все, не вистачить духу виконати ніколи. Дотягнути до останнього, щоб приступити до неприємних клопотів, - помилкова тактика.

Якщо якомога швидше впоратися з морально складним завданням, покращиться внутрішній стан. Нерідко після цього настає приплив сил від скинутого вантажу неприємною відповідальності.

Важливість відпочинку

Цей пункт повинен бути присутнім в переліку справ нарівні з бізнес-завданнями. Правильний і своєчасний відпочинок значно підвищує ефективність і швидкість виконання завдань.

Щоб ефективно діяти, необхідно завжди перебувати на піку своїх психологічних і фізіологічних сил. Без регулярного відпочинку це не представляється можливим.

Техніка «Помідора»

Її суть полягає в поділі робочого простору на тимчасові відрізки, які називають «помідорами». Один такий проміжок дорівнює 30 хвилинам, 25 з яких витрачаються на справу і 5 - на відпочинок. Перш ніж поставити таймер, необхідно створити список заходів - від найважливіших до незначних. Далі діяти за вищевказаною схемою. Кожну виконане завдання необхідно викреслювати зі списку. Після 3-4 «помідорів» використовують тривалі паузи тривалістю до 30 хвилин.

Дослідники стверджують, що є більш ефективні співвідношення роботи і відпочинку, але класична техніка є саме такою.

Зміна виду діяльності

Складаючи список справ, важлива правильна послідовність. Крім того, що спочатку в ньому повинні розташовуватися важливі і складні завдання, краще за все не зациклюватися на однотипної роботі.

Після тривалого перебування в сидячому положенні необхідно зробити дію, що вимагає руху. Тривала концентрація повинна змінитися відпочинком.

Час для несподіваних подій

Незважаючи на те що основні принципи тайм-менеджменту (ТМ) спрямовані на чітке планування дня, не варто робити список занадто насиченим. Наявність вільного часу передбачає місце для імпровізації.

Важливо! Як би не хотілося, щоб кожен день проходив ідеально, не все залежить від однієї людини. У разі непередбачених обставин не варто занадто картати себе про деякі невдалих справах.

Складання плану відповідно до основних принципів тайм-менеджменту

Розставте пріоритети за критеріями «Матриці Ейзенхауера». Американський політичний діяч рекомендував розділяти завдання на 4 категорії:

1. Термінові і важливі. Їх неприпустимо відкладати. Потрібне негайне виконання «сьогодні і зараз».
2. Важливі, але нетермінові. Вважається найефективнішим вектором матриці.
3. Термінові, але не дуже важливі. При можливості такі турботи краще розділити з кимось ще.
4. Кепські і нетермінові. При необхідності можна викреслити зі списку.

Для наочності «матрицю» найчастіше створюють у вигляді таблиці. Якщо впровадити метод в щоденне планування, будь-які процеси стануть протікати набагато простіше.

Винагорода за хорошу роботу

Не варто обмежувати себе в похвалі за ефективність. Невеликі презенти в якості заохочення за виконану роботу просто необхідні.

Це необов'язково повинні бути нові куплені речі. Іноді досить посидіти в тиші і поласувати улюбленою стравою за читанням цікавої літератури.

7 принципів грамотного управління часом від Брайана Трейсі

Автор книг і програм по саморозвитку пропонує ознайомитися з основними правилами досягнення успіху. Список складається і 7 пунктів:

1. Вибираємо цінніше. Все встигнути неможливо. Необхідно навчитися розставляти пріоритети і виконувати найважливіші завдання.
2. Правильне мислення. Концентруватися потрібно на тих діях, що виходять найкраще. Згодом вдасться примножити свої навички і домогтися більшого успіху.
3. Правильна постановка цілей. Кожен день необхідно витрачати 5-10 хвилин, щоб зафіксувати найважливіші пункти. Згодом вони «пропишуться» на рівні підсвідомості. Це сприяє фокусуванні і концентрації на бажаному.
4. Використання «енергії успіху». Не варто фокусуватися на невдачах. Головне - належним чином оцінити роботу, яка вже пророблена. Шлях до успіху «вимощений перемогами».
5. Викорінити мультизадачність. Вона не дає можливості виконати добре і швидко будь-яка з початих справ.
6. Грамотне планування. Список заходів на наступний день необхідно записувати заздалегідь на папері. Виділяти найбільш важливі з них.
7. Позбавлення від «мертвих» інвестицій. Не варто постійно повертатися до того, що вже втрачено. Це забирає зайву енергію.

Брайан Трейсі допоміг мільйонам людей кардинально змінити своє життя. Прислухаючись до порад експерта, можна досягти значних успіхів і зрозуміти, на що ми витрачаємо час.

Принципи тайм-менеджменту від Гліба Архангельського

Російський гуру в області розподілу «свого часу» за допомогою декількох нескладних кроків пропонує впоратися з організацією не тільки одного дня, але і життя в цілому. Він виділяє такі основні принципи управління часом:

1. Самоорганізація. Загальна інформація про ТМ хороша лише в своїй основі. На ділі кожен самостійно створює свій алгоритм дій для економії часу і збільшення результативності. Спеціаліст рекомендує вивчати відповідну літературу і впроваджувати правила в життя відповідно зі своїми звичками і особливостями діяльності. На його думку, сліпе запозичення чужого досвіду не призведе до успіху.
2. Відмова від стереотипів. Будь-який засіб, що допомагає зробити використане час більш продуктивним, є дієвим незалежно від будь-яких рекомендацій і думок.
3. Розумні думки. Необхідно орієнтуватися на цілі, що сприяють просуванню в справах, які виходять найбільш вдало.
4. Прагнення до досконалості. Будь-яке досягнення може стати лише сходинкою до чогось більш глобального. Це і є двигуном прогресу.
5. Інформаційна самодисципліна. Огорожа від непотрібних відомостей допомагає залишити більше часу на важливі завдання. Варто відгородитися від нав'язуваної інформації.

Прислухайтеся до цих тверджень, і ви побачите, що часу у вас стало набагато більше.

Особливі поради по тайм-менеджменту

Варто нагадати, що організація справ потрібна не тільки співробітникам великих підприємств і бізнесменів. Будь-якій людині не завадить оптимізувати щоденні завдання.

Для мам в декреті: як бути справжньою леді і все встигати

Для жінокпроблема з часом дуже гостра. Примірявши для себе нову роль, вони забувають про все на світі, крім своїх дітей. Це стосується недбалого ставлення до харчування і відпочинку. Підвищена стомлюваність породжує дратівливість, що ніяк не може позитивно позначатися на атмосфері сім'ї.

Жінка, яка відпочиває разом з дитиною, залишаючи все побутові справи на потім, встигає набагато більше і відчуває себе набагато щасливішими. Мамам також необхідний план на день. Навіть якщо щось виходить з-під контролю, в цій ситуації не потрібно панікувати. Плани повинні бути максимально гнучкими. І не варто забувати про можливість використовувати винаходи людства, такі як посудомийна і пральна машини, блендер, кухонний комбайн та інші.

Тайм-менеджмент для жінок: будь собою і живи ефективно

Основне правило: планувати тільки 70% часу і зі спокійною душею залишити «запас» для виникнення непередбачених ситуацій.

Дамі буде приємно завести красивий блокнот для обліку своїх справ. Зовсім скоро після початку планування будь-яка жінка відчує, як зріс її потенціал. Ось чому важливий тайм-менеджмент не тільки для чоловіків, але і для дівчат.

Для дітей і школярів: вчитися, розвиватися і бути першим у класі

Донести до молодшого покоління важливість самоорганізації - одна з відповідальних завдань старших. Досить пояснити дитині або підлітку, що відсутність власної мети в результаті неминуче призведе до необхідності реалізації чужих планів. Обговоріть за круглим столом в домашній обстановці, що це означає і які наслідки тягне.

Якщо школяр навчиться самостійно планувати час, він досягне висот в першу чергу в навчанні. Крім того, правильне співвідношення праці і відпочинку зробить дитину не тільки успішним, але і більш щасливим.

Батькам слід звернути увагу на користь ігор для дітей. Ні в якому разі не можна позбавляти дитину дозвілля, але вивчити його якість неодмінно варто. В даний час існує велика кількість ігор, які націлені на розвиток різних навичок.

Для студентів: навчання, робота і розвиток одночасно

Представникам цієї категорії слід правильно розставити пріоритети. У будь-якій справі перевага слід віддати тому, що стане в нагоді в подальшій професії. Для ефективності планування необхідно 80% часу виділяти на важливі справи, 10% - для саморозвитку і все інше - на другорядні завдання.

Робота паралельно з навчанням йде на користь самоорганізації. Не варто відмовлятися від участі в конференціях. Часто туди можна потрапити в якості волонтера безкоштовно, почерпнув для себе незамінну інформацію.

Підводячи риску, можна зробити висновок, що тайм-менеджмент - це нагальна потреба для людей різного віку, незалежно від роду діяльності та специфіки занять. Чим швидше вдасться освоїти це мистецтво, тим більший відрізок життя буде прожитий продуктивно і, разом з тим, щасливо.