Все, что нужно знать о тайм-менеджменте: секреты управления временем

Жизнь быстротечна. Ежедневно встает вопрос: как все успевать? Современный ритм жизни диктует свои суровые правила. Кто-то научился владеть персональным графиком и без труда решает огромное количество поставленных задач. Большинство все же утопают в невыполненных делах, вечно что-то откладывая «на потом». Такая жизнь не может доставлять удовольствия, порождая только стрессы и волнения. Чтобы избежать неприятных последствий собственной неорганизованности, стоит подробнее изучить, как управлять временем, или что такое тайм-менеджмент как искусство организации собственной жизни.

Почему нам не хватает времени

Жалобы об остром недостатке еще нескольких часов в сутки часто исходят из уст людей различного возраста. Многие задаются вопросом: для чего нужен тайм-менеджмент? Эта проблема актуальна и для школьников, студентов, и для мам в декрете, домохозяек, и для тех, кто просто много работает. Удивительно, что некоторым хватает 24 часов, чтобы выполнить ворох дел, а кто-то, стараясь изо всех сил сделать день продуктивным, постоянно терпит фиаско. Причина кроется в нерациональном использовании времени. Признаков, что часы уходят впустую, довольно много. Некоторые весьма очевидны, но есть и те, что, на первый взгляд, скрыты. Основные из них:

1. Поздний подъем. Те, кто встает на несколько часов раньше, чем ему необходимо для сборов и выхода из дома, имеют преимущество перед «совами».
2. С утра организм, выспавшийся и намного бодрее, чем в любое другое время суток. Это повышает продуктивность, что позволяет в этот период выполнить значительно больше дел.
3. Отсутствие планирования. Без четкого списка задач на следующий день с временными рамками не удастся рационально распределять свои силы.
4. Многозадачность. Это способствует потере концентрации, что снижает продуктивность. В результате все мероприятия совершаются гораздо медленнее. Чтобы ускорить процесс выполнения задач, необходима строгая последовательность.
5. Сложности в расстановке приоритетов. Оценка дел по степени важности помогает получить удовлетворение от прошедшего дня. Есть такая поговорка: «Первоочередное — сейчас, второстепенное — никогда». Приоритеты должны быть расставлены, ссылаясь на этот принцип.
6. Отсутствие должного отдыха. Переутомление влечет за собой усталость и рассеянность. После хорошего расслабления производительность стремительно возрастает. Не стоит издеваться над своим организмом и насильно утруждать его. Лучше грамотно спланировать свой отдых, чтобы предотвратить снижение работоспособности.
7. Суетливость и спешка. Все, что делается на скорую руку, часто приходится исправлять. Это также «убивает» время. Гораздо быстрее поработать качественно сразу. Суетливый человек упускает из виду детали, забывает важные вещи, делает ошибки. Чтобы не стать жертвой собственного поведения, необходимо сосредоточиться.
8. Подавленное настроение. Отсутствие достаточного отдыха и получения положительных эмоций приводит к упадку сил и апатии. В таком состоянии человек не может продуктивно работать. Часть его сил и мыслей направлена на негатив. В этом вопросе помогут яркие впечатления и позитивное мышление.

У каждого на «неуспеваемость» может быть своя причина или даже несколько. Главное — найти корень проблемы и исправить ее. Итак, что это такое, как управлять своим временем и с чего начать улучшения?

Что это за модное слово тайм-менеджмент

Этот термин предполагает научный подход к планированию. «Работай меньше — успевай больше», — таков основной принцип грамотной организации. В переводе с английского time management — это «управление временем». Если разобрать детальнее, — это учет и самоорганизация, а также управление собственными временными ресурсами.

Важно! Люди, которые придерживаются принципов тайм-менеджмента, делают свою жизнь более продуктивной без стресса. За счет рационального планирования появляется больше личного пространства, что позволяет заниматься не только важными делами, но и тем, что по душе. Это отличный способ борьбы со стрессом.

В условиях современного ритма жизни каждому необходимо ознакомиться с этими правилами и применить хотя бы несколько из них.

Тайм-менеджмент можно поделить на такие основные части:

• учет времени и его оптимизация;
• планирование различных отрезков жизни (от часа до десятилетий);
• мотивация.

Существует большое количество способов, как научиться тайм-менеджменту, и каждый из них требует особого внимания.

Немного истории

Проблема недостатка времени актуальна не один век. Римский мыслитель Сенека около 2000 лет назад высказал свое предложение относительно разделения всех дел на первоочередные и второстепенные заботы. Он применял такой подход относительно планирования собственной жизни: записывал совершенные действия, оценивал их важность и количество потраченного времени. Сенека считал важным анализировать проделанную работу.

В XV веке итальянский писатель Альберти выразил свою мысль относительно превосходства людей, умеющих планировать свою жизнь. Он считал, что они непременно всегда будут на пике успеха. Принцип грамотного планирования Альберти был довольно простым: записывать все грядущие дела, расставляя их по порядку, — от наиболее важных до мелких.

Основные мифы о тайм-менеджменте

Вокруг каждого феномена довольно часто возникают неоправданные слухи. Наука организации временного пространства не стала исключением.

Стоит рассмотреть основные заблуждения относительно тайм-менеджмента, которые могут поставить под сомнение эффективность методики.

Миф 1. Человеку неподвластно управление временем

Если читать определение дословно, может возникнуть ряд возмущений. Действительно, никому не под силу остановить, замедлить или ускорить ход событий. Однако человек в состоянии поменять правила «игры».

Внимание! Нацельтесь на продуктивность дня (недели, месяца). Использование времени наиболее эффективно позволит быстрее закончить с важными, возможно, не очень приятными делами и оставить место для развлечений и хобби.

Миф 2. Тайм-менеджмент увеличивает объем обязанностей

Бытует ошибочное мнение, что если закончить работу быстрее, то, следовательно, придется делать больше. Это не так. Грамотное планирование помогает ускорить процесс выполнения задач, что освобождает время для приятных дел.

Увеличение нагрузки в ущерб человеку — против правил тайм-менеджмента. Ведь переутомление как раз снижает работоспособность, порождает рассеянность, приводит к потере концентрации.

Миф 3. Управление временем делает человека «рабом» составленного расписания без свободы выбора

Тайм-менеджмент создан не только для мероприятий, связанных с бизнесом. Организовать свои повседневные дела полезно и подростку, и домохозяйке. Хаотичное распределение сил способствует появлению усталость даже после непродуктивного дня. Невыполненные задачи с одного периода переходят на следующий, создавая огромный ком.

Грамотная организация временного пространства нацелена на разделение главного и второстепенного, что позволяет в кратчайшие сроки выполнить необходимые задачи и оставить запас на отдых. Наличие свободного времени у тех, кто знаком с основными принципами планирования, указывает на то, что это утверждение является в корне неверным.

Эффективные методы управления временем

От определений и исторических данных стоит перейти к практике. На одной только теории система управления временем базироваться не может. Следует ознакомиться с основными методами тайм-менеджмента, признанными наиболее эффективными, и внедрять их в свою жизнь.

Важно! Чем больше принципов управления своими делами будет использовано, тем комфортнее станет жизнь.

Разделение большого объекта на более мелкие задачи

Крупная цель отпугивает от ее выполнения на подсознательном уровне. Она кажется недостижимой. Так и есть, если не воспользоваться одним советом.

Работая с крупным проектом, для более быстрого завершения дела лучше всего поделить его на части. Мелкие цели быстро достигаются, что идет на пользу масштабному делу. Важен правильный порядок их выполнения. Последовательность действий — ключ к успеху.

Сначала выполняются мелкие и неприятные задачи

То, что не хочется делать сейчас, вероятнее всего, не хватит духа выполнить никогда. Дотянуть до последнего, чтобы приступить к неприятным хлопотам, — ошибочная тактика.

Если как можно скорее справиться с морально сложной задачей, улучшится внутреннее состояние. Нередко после этого наступает прилив сил от сброшенного груза неприятной ответственности.

Важность отдыха

Этот пункт должен присутствовать в перечне дел наравне с бизнес-задачами. Правильный и своевременный отдых значительно увеличивает результативность и скорость выполнения задач.

Чтобы эффективно действовать, необходимо всегда находиться на пике своих психологических и физиологических сил. Без регулярного отдыха это не представляется возможным.

Техника «Помидора»

Ее суть заключается в разделении рабочего пространства на временные отрезки, которые именуют «помидорами». Один такой промежуток равен 30 минутам, 25 из которых тратятся на дело и 5 — на отдых. Прежде чем поставить таймер, необходимо создать список мероприятий — от самых важных до незначительных. Далее действовать по вышеуказанной схеме. Каждую выполненную задачу необходимо вычеркивать из списка. После 3-4 «помидоров» используют продолжительные паузы длительностью до 30 минут.

Исследователи утверждают, что есть более эффективные соотношения работы и отдыха, но классическая техника является именно такой.

Смена вида деятельности

Составляя список дел, важна правильная последовательность. Помимо того, что первоначально в нем должны располагаться важные и сложные задачи, лучше всего не зацикливаться на однотипной работе.

После длительного пребывания в сидячем положении необходимо совершить действие, требующее движения. Продолжительная концентрация должна смениться отдыхом.

Время для неожиданных событий

Несмотря на то что основные принципы тайм-менеджмента (ТМ) направлены на четкое планирование дня, не стоит делать список слишком насыщенным. Наличие свободного времени предполагает место для импровизации.

Важно! Как бы ни хотелось, чтобы каждый день проходил идеально, не все зависит от одного человека. В случае непредвиденных обстоятельств не стоит слишком корить себя о некоторых неудавшихся делах.

Составление плана согласно основным принципам тайм-менеджмента

Расставьте приоритеты по критериям «Матрицы Эйзенхауэра». Американский политический деятель рекомендовал разделять задачи на 4 категории:

1. Срочные и важные. Их недопустимо откладывать. Требуется немедленное выполнение «сегодня и сейчас».
2. Важные, но несрочные. Считается самым эффективным вектором матрицы.
3. Срочные, но не очень важные. При возможности такие заботы лучше разделить с кем-то еще.
4. Неважные и несрочные. При необходимости можно вычеркнуть из списка.

Для наглядности «матрицу» чаще всего создают в виде таблицы. Если внедрить метод в ежедневное планирование, любые процессы станут протекать гораздо проще.

Вознаграждение за хорошую работу

Не стоит ограничивать себя в похвале за эффективность. Небольшие презенты в качестве поощрения за проделанную работу просто необходимы.

Это необязательно должны быть новые купленные вещи. Иногда достаточно посидеть в тишине и полакомиться любимым блюдом за чтением интересной литературы.

7 принципов грамотного управления временем от Брайана Трейси

Автор книг и программ по саморазвитию предлагает ознакомиться с основными правилами достижения успеха. Список состоит и 7 пунктов:

1. Выбираем более ценное. Все успеть невозможно. Необходимо научиться расставлять приоритеты и выполнять самые важные задачи.
2. Правильное мышление. Концентрироваться нужно на тех действиях, что получаются лучше всего. Со временем удастся приумножить свои навыки и добиться большего успеха.
3. Правильная постановка целей. Каждый день необходимо тратить 5–10 минут, чтобы зафиксировать самые важные пункты. Со временем они «пропишутся» на уровне подсознания. Это способствует фокусировке и концентрации на желаемом.
4. Использование «энергии успеха». Не стоит фокусироваться на неудачах. Главное — по достоинству оценить работу, которая уже проделана. Путь к успеху «вымощен победами».
5. Искоренить мультизадачность. Она не дает возможности выполнить хорошо и быстро любое из начатых дел.
6. Грамотное планирование. Список мероприятий на следующий день необходимо записывать заранее на бумаге. Выделять наиболее важные из них.
7. Избавление от «мертвых» инвестиций. Не стоит постоянно возвращаться к тому, что уже потеряно. Это забирает лишнюю энергию.

Брайан Трейси помог миллионам человек кардинально изменить свою жизнь. Прислушиваясь к простым советам эксперта, можно достичь значимых успехов и понять, на что мы тратим время.

Принципы тайм-менеджмента от Глеба Архангельского

Российский гуру в области распределения «своего времени» с помощью нескольких несложных шагов предлагает справиться с организацией не только одного дня, но и жизни в целом. Он выделяет следующие основные принципы управления временем:

1. Самоорганизация. Общая информация о ТМ хороша лишь в своей основе. На деле каждый самостоятельно создает свой алгоритм действий для экономии времени и увеличения результативности. Специалист рекомендует изучать соответствующую литературу и внедрять правила в жизнь в соответствии со своими привычками и особенностями деятельности. По его мнению, слепое заимствование чужого опыта не приведет к успеху.
2. Отказ от стереотипов. Любое средство, которое помогает сделать использованное время более продуктивным, является действенным вне зависимости от каких-либо рекомендаций и мнений.
3. Эффективное мышление. Необходимо ориентироваться на цели, способствующие продвижению в делах, которые получаются наиболее удачно.
4. Стремление к совершенству. Любое достижение может стать лишь ступенькой к чему-то более глобальному. Это и является двигателем прогресса.
5. Информационная самодисциплина. Ограждение от ненужных сведений помогает оставить больше времени на важные задачи. Стоит оградиться от навязываемой информации.

Прислушайтесь к этим утверждениям, и вы увидите, что времени у вас стало намного больше.

Особенные советы по тайм-менеджменту

Стоит напомнить, что организация дел нужна не только сотрудникам крупных предприятий и бизнесменам. Любому человеку не помешает оптимизировать ежедневные задачи.

Для мам в декрете: как быть настоящей леди и все успевать

Для женщин проблема со временем стоит особенно остро. Примерив для себя новую роль, они забывают обо всем на свете, кроме своих детей. Это касается небрежного отношения к питанию и отдыху. Повышенная утомляемость порождает раздражительность, что никак не может положительно сказываться на атмосфере семье.

Женщина, которая отдыхает вместе с ребенком, оставляя все бытовые дела на потом, успевает гораздо больше и чувствует себя намного счастливее. Мамам также необходим план на день. Даже если что-то выходит из-под контроля, в этой ситуации не нужно паниковать. Планы должны быть максимально гибкими. И не стоит забывать о возможности использовать изобретения человечества, такие как посудомоечная и стиральная машины, блендер, кухонный комбайн и прочие.

Тайм-менеджмент для женщин: будь собой и живи эффективно

Основное правило: планировать только 70% времени и со спокойной душой оставить «запас» для возникновения непредвиденных ситуаций.

Даме будет приятно завести красивый блокнот для учета своих дел. Совсем скоро после начала планирования любая женщина почувствует, как возрос ее потенциал. Вот почему важен тайм-менеджмент не только для мужчин, но и для девушек.

Для детей и школьников: учиться, развиваться и быть первым в классе

Донести до младшего поколения важность самоорганизации — одна из ответственных задач старших. Достаточно объяснить ребенку или подростку, что отсутствие собственной цели в итоге неизбежно приведет к необходимости реализации чужих планов. Обсудите за круглым столом в домашней обстановке, что это означает и какие последствия влечет.

Если школьник научится самостоятельно планировать время, он достигнет высот в первую очередь в учебе. Кроме того, правильное соотношение труда и отдыха сделает ребенка не только успешным, но и более счастливым.

Родителям следует обратить внимание на пользу игр для детей. Ни в коем случае нельзя лишать ребенка досуга, но изучить его качество непременно стоит. В настоящее время существует большое количество игр, которые нацелены на развитие различных навыков.

Для студентов: учеба, работа и развитие одновременно

Представителям этой категории следует правильно расставить приоритеты. В любом деле преимущество следует отдать тому, что пригодится в дальнейшей профессии. Для эффективности планирования необходимо 80% времени выделять на важные дела, 10% — для саморазвития и все остальное — на второстепенные задачи.

Работа параллельно с учебой идет на пользу самоорганизации. Не стоит отказываться от участия в конференциях. Часто туда можно попасть в качестве волонтера бесплатно, почерпнув для себя незаменимую информацию.

Подводя черту, можно сделать вывод, что тайм-менеджмент — это насущная необходимость для людей разного возраста, независимо от рода деятельности и специфики занятий. Чем быстрее удастся освоить это искусство, тем больший отрезок жизни будет прожит продуктивно и, вместе с тем, счастливо.